Izjava o varovanju podatkov

  1. Upravljavec osebnih podatkov

Znanstveno-raziskovalno središče Koper (ZRS Koper)
Garibaldijeva 1, 6000 Koper, Slovenija
E-pošta: info@zrs-kp.si
Telefon: +386 (0)5 663 77 00

Zastopnik: prof. dr. Rado Pišot, direktor ZRS Koper

Pooblaščenec za varstvo podatkov (DPO): dr. Helena Motoh dpo@zrs-kp.si

  1. Namen in pravna podlaga obdelave osebnih podatkov

Osebni podatki uporabnikov se zbirajo in obdelujejo z namenom:

  • registracije uporabnikov v spletnih uredniških aplikaciji Open Monograph Press (OMP) (uredniki, recenzenti, avtorji, bralci),
  • komunikacije v postopkih oddaje, recenzije in objave prispevkov,
  • objave podatkov o avtorjih pri sprejetih publikacijah,
  • vodenja evidence in izpolnjevanja zakonskih obveznosti založnika.

Pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov je:

  • člen 6(1)(b) GDPR – obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe (npr. sodelovanje pri objavi prispevka),
  • člen 6(1)(c) GDPR – za izpolnitev zakonskih obveznosti založnika,
  • člen 6(1)(f) GDPR – zakoniti interesi upravljavca (npr. ohranjanje integritete znanstvenega postopka),
  • člen 6(1)(a) GDPR — privolitev, kjer je obdelava prostovoljna (npr. e-novičke, deljenje anonimiziranih tehničnih podatkov za razvoj aplikacije OMP).

Zloraba registracije:

Administratorji spletne uredniške aplikacije OMP si pridržujejo pravico do začasne ustavitve ali izbrisa uporabniških računov, ustvarjenih v namene, ki niso povezani z zakonitim delovanjem založbe (npr. trženje, pošiljanje neželene pošte ali komercialno oglaševanje). Takšni podatki, ki pogosto niso resnični osebni podatki, se po prepoznavi izbrišejo brez predhodnega obvestila.

2a. Vrste zbranih osebnih podatkov

Zbiramo in obdelujemo naslednje kategorije osebnih podatkov:

  • Identifikacijski podatki: ime, priimek, institucionalna pripadnost, država;
  • Kontaktni podatki: e-poštni naslov, telefonska številka (če je posredovana prostovoljno);
  • Podatki uporabniškega računa: uporabniško ime, vloga v sistemu OMP (avtor, recenzent, urednik);
  • Podatki v zvezi z rokopisom: podatki o avtorstvu, ORCID iD (če je naveden), metapodatki oddaje, zgodovina korespondence;
  • Tehnični in uporabniški podatki (zbrani samodejno): IP-naslov, vrsta brskalnika, čas dostopa in zapisi o interakcijah.
    Ti podatki se samodejno zbirajo prek platforme OMP in se uporabljajo izključno za tehnično upravljanje spletnega mesta, vzdrževanje varnosti, preprečevanje zlorab ter izboljšanje uporabniške izkušnje. Tehnični in uporabniški podatki (npr. IP-naslov, vrsta brskalnika, dnevniški zapisi) se lahko uporabljajo tudi v anonimizirani ali agregirani obliki za nadaljnji razvoj in izboljšanje založniške platforme Open Monograph Press (OMP). Ti podatki se lahko delijo z razvijalcem platforme, Public Knowledge Project (PKP), izključno za ta namen in v skladu z varnostnimi zahtevami GDPR.

2b. Piškotki / Sledenje

Spletna stran ANNALES ZRS, znanstvene založbe ZRS Koper in platforme OMP uporabljajo piškotke in podobne tehnologije sledenja za pravilno tehnično delovanje, izboljšanje uporabniške izkušnje in zbiranje anonimiziranih statističnih podatkov o uporabi.

Te tehnologije ne identificirajo posameznih uporabnikov osebno, razen če podatke prostovoljno posredujejo prek registracije ali oddaje prispevka.

Uporabniki lahko piškotke upravljajo ali onemogočijo prek nastavitev brskalnika, vendar nekatere funkcionalnosti platforme morda ne bodo delovale pravilno, če so piškotki onemogočeni.

Anonimizirani tehnični in uporabniški podatki se lahko delijo tudi s Public Knowledge Project (PKP) izključno za razvoj in izboljšanje platform.

  1. Zakoniti interesi

Zakoniti interes upravljavca je zagotoviti kakovosten in transparenten znanstveni postopek, ustrezno komunikacijo med avtorji, recenzenti in uredniki ter varnost podatkov v sistemu OMP.

  1. Prejemniki osebnih podatkov

Dostop do osebnih podatkov imajo:

  • uredniški odbor revije,
  • tehnična podpora OMP pri ZRS Koper,
  • v omejenem obsegu zunanji recenzenti.

Podatki se ne posredujejo tretjim osebam za komercialne namene.

Poleg uredniškega odbora in tehnične podpore OMP pri ZRS Koper se lahko anonimizirani tehnični in uporabniški podatki delijo s Public Knowledge Project (PKP), in sicer izključno za namene vzdrževanja in izboljšanja platforme. PKP teh podatkov ne uporablja za komercialne ali druge nepovezane namene.

  1. Prenos osebnih podatkov v tretje države

Osebni podatki se praviloma ne prenašajo v tretje države. Če pride do prenosa (npr. pri sodelovanju tujih recenzentov), se ta izvaja skladno s 46. členom GDPR in z ustreznimi zaščitnimi ukrepi (npr. standardne pogodbene klavzule).

  1. Obdobje hrambe

Osebni podatki se hranijo:

  • podatki uporabniškega računa – dokler uporabnik ne zahteva izbrisa,
  • podatki, povezani z objavljenimi članki – trajno, kot del javnega znanstvenega zapisa,
  • podatki o oddanih, vendar neobjavljenih prispevkih – največ 5 let po zaključku postopka.
  1. Pravice posameznikov

Uporabniki imajo pravico do:

  • dostopa do svojih podatkov,
  • popravka, izbrisa in omejitve obdelave,
  • ugovora obdelavi,
  • prenosljivosti podatkov.

Zahteve v zvezi z osebnimi podatki posredujte z elektronsko pošto na e-naslov dpo@zrs-kp.si.

  1. Pravica do preklica privolitve

Če je obdelava osebnih podatkov osnovana na privolitvi, jo lahko posameznik kadar koli prekliče, ne da bi to vplivalo na zakonitost obdelave pred preklicem.

  1. Pravica do pritožbe

Posameznik lahko vloži pritožbo pri Informacijskem pooblaščencu Republike Slovenije, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, (gp.ip@ip-rs.si).

  1. Obveznost posredovanja podatkov

Posredovanje osebnih podatkov je potrebno za sodelovanje pri uredniških postopkih elektronskih publikacij. Če uporabnik podatkov ne posreduje, sodelovanje v postopku oddaje in objave prispevka ni mogoče.

  1. Avtomatizirano odločanje

V okviru uredniških postopkov elektronskih publikacij se ne izvaja avtomatizirano sprejemanje odločitev ali profiliranje.

 

  1. Odgovornost za osebne podatke v prispevkih

Avtorji so izključno odgovorni za zagotovitev, da so vsi osebni podatki, ki se pojavljajo v njihovih rokopisih ali povezanih raziskovalnih gradivih, zbrani, obdelani in objavljeni v skladu z veljavno zakonodajo o varstvu osebnih podatkov (vključno z GDPR) in etičnimi raziskovalnimi standardi.

Z oddajo prispevka avtorji potrjujejo, da:

  • so pridobljene vse potrebne privolitve ali druge pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov;
  • so pravice in zasebnost oseb, ki so opisane ali vključene v raziskavo, ustrezno zaščitene; ter
  • prispevek ne vsebuje osebnih podatkov, ki bi kršili dogovore o zaupnosti ali etične norme.

ANNALES ZRS, znanstvena založba in Znanstveno-raziskovalno središče Koper predpostavljata, da so prispevki skladni s temi zahtevami, in si pridržujeta pravico zahtevati pojasnila ali zavrniti prispevke, ki niso.